Wofür eigene Felder da sind
Jeder Verein hat Angaben, die es in keiner Standardsoftware gibt: die T-Shirt-Größe für die Vereinskleidung, die Nummer des Spindschlüssels, das Ablaufdatum einer Bescheinigung, den Namen des Instruments aus Vereinsbesitz. Statt solche Dinge in ein Bemerkungsfeld zu schreiben, legen Sie ein eigenes Feld an.
Der Unterschied zum Bemerkungsfeld ist entscheidend: Ein eigenes Feld ist ein echtes Feld. Es hat einen Typ, es kann erforderlich sein, es taucht in Import und Export auf, und es lässt sich auswerten — bei Checkboxen, Auswahlfeldern und Autocomplete-Feldern auf Wunsch direkt als Filter der Personenliste.
Voraussetzungen
Eigene Felder liegen in den Einstellungen. Zum Ansehen brauchen Sie das Recht, Einstellungen zu sehen, zum Anlegen und Ändern die entsprechenden Einstellungsrechte.
Ein eigenes Feld anlegen
- Beschriftung — was im Formular vor dem Feld steht. Membergy leitet daraus intern einen technischen Namen ab; bei gleicher Beschriftung wird durchnummeriert.
- Typ — bestimmt, was eingegeben werden kann:
- Text für kurze Angaben,
- Textbereich für mehrzeilige Notizen,
- Zahl für Werte, mit denen gerechnet oder sortiert wird,
- Datum beziehungsweise Datum und Uhrzeit,
- E-Mail mit Prüfung auf eine gültige Adresse,
- Checkbox für Ja/Nein,
- Auswahl (feste Optionen) — eine Liste, aus der genau ein Wert gewählt wird. Die richtige Wahl, wenn die möglichen Werte feststehen und einheitlich geschrieben sein sollen, etwa Konfektionsgrößen (S, M, L, XL) oder Ausbildungsstufen. Die Optionen legen Sie beim Anlegen fest (siehe unten).
- Autocomplete (Text mit Vorschlägen) — ein Textfeld, das beim Tippen bereits erfasste Werte vorschlägt. Die richtige Wahl für Angaben mit wiederkehrenden, aber nicht festgelegten Werten wie „Fahrzeugtyp" oder „Lieblingsstück": Die Liste wächst mit, ohne dass Sie sie pflegen.
- Optionen — erscheint nur beim Typ „Auswahl (feste Optionen)": eine Option je Eintrag, mit Enter oder Komma bestätigt, höchstens 50. Die Reihenfolge, in der Sie die Optionen eingeben, ist auch die Reihenfolge in der Auswahlliste. Der Optionstext ist zugleich der gespeicherte Wert: Wer eine Option später umbenennt, ändert damit nicht die bereits bei den Personen erfassten Werte — diese behalten den alten Text und müssen bei Bedarf neu gesetzt werden.
- Ressource — wo das Feld erscheinen soll. Zur Auswahl stehen die Bereiche, die eigene Felder unterstützen: die Personen und, wenn Ihr Verein das Inventar nutzt, die Artikel.
- Panel — in welchem Abschnitt des Formulars das Feld landet, zum Beispiel „Basisdaten" oder „Adressdaten". Die Auswahl wird aus der gewählten Ressource geladen, deshalb wählen Sie erst die Ressource und dann das Panel.
- Erforderlich — dann lässt sich der Datensatz ohne Eingabe nicht speichern. Vorsicht bei bestehenden Beständen: Ein neues erforderliches Feld betrifft auch alle, die bereits erfasst sind, und muss beim nächsten Bearbeiten ausgefüllt werden.
- Filterbar — erscheint nur bei den Typen Checkbox, Auswahl und Autocomplete. Ist der Schalter
gesetzt, bietet die Personenliste das Feld im Filterbereich an (Abschnitt „Eigene Felder"). Was
der Filter anbietet, hängt vom Typ ab:
- eine Checkbox wird zur Auswahl Ja/Nein — „Nein" umfasst dabei auch alle Personen, bei denen das Feld nie gesetzt wurde;
- eine Auswahl bietet ihre Optionen an, mehrere lassen sich gleichzeitig ankreuzen (z. B. „S" und „M");
- ein Autocomplete-Feld bietet die bereits erfassten Werte in einer durchsuchbaren Liste an. Freitext-, Zahlen- und Datumsfelder lassen sich nicht filtern.
Typ, Ressource und Panel lassen sich später nicht mehr ändern — sie sind nach dem Speichern festgeschrieben, weil bereits erfasste Werte sonst ihre Bedeutung verlören. Beschriftung und die übrigen Schalter bleiben änderbar. Wenn Sie den Typ doch wechseln müssen, legen Sie ein neues Feld an und übertragen die Werte.
Zusätzliche Schalter bei Personen
Für Felder an den Personen gibt es drei weitere Optionen:
- Privates Feld — das Feld ist nur für Personenverwalter sichtbar. Mitglieder mit eingeschaltetem Datenschutzmodus und Verantwortliche ohne Mitgliederrechte — etwa die Leitung einer Untergruppe — sehen es nicht. Damit lassen sich interne Vermerke hinterlegen, ohne sie allen zugänglich zu machen, die die Person ansehen dürfen.
- Beitrittsassistent — das Feld erscheint zusätzlich im Assistenten, mit dem neue Mitglieder aufgenommen werden. So wird die Angabe schon bei der Aufnahme erhoben statt später nachgepflegt.
- Familienrelevant — erscheint erst, wenn „Beitrittsassistent" gesetzt ist. Das Feld wird dann beim Aufnehmen einer ganzen Familie sinnvoll übernommen, statt für jedes Familienmitglied einzeln abgefragt zu werden.
Das Ergebnis
Nach dem Speichern ist das Feld sofort Teil des jeweiligen Formulars — im gewählten Panel, bei jedem Datensatz:
Von da an verhält es sich wie jedes andere Feld: Es lässt sich befüllen, es wandert in den Export und es kann beim Import mit einer Spalte verbunden werden.
Nach eigenen Feldern filtern
Ein filterbares Feld finden Sie in der Personenliste hinter dem Trichter im Filterbereich, im Abschnitt Eigene Felder — oder über die Suche im Filterbereich, indem Sie die Beschriftung des Feldes oder eine seiner Optionen eintippen. Der Filter wirkt wie jeder andere: Er erscheint als Chip über der Liste, lässt sich mit weiteren Filtern kombinieren und gilt auch für Export, Nachrichtenversand und Massenaktionen. So wird aus „Uniformgröße M" und „Notenmappe erhalten: Nein" mit zwei Klicks die Liste derer, die noch etwas abholen müssen.
Ein privates Feld ist auch als Filter nur für Personenverwalter sichtbar; wer die Werte nicht sehen darf, kann auch nicht danach filtern.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Das Feld erscheint nicht im Formular. Prüfen Sie das gewählte Panel — jedes Panel ist im Personenformular ein eigener Reiter. Bei einem privaten Feld prüfen Sie zusätzlich, mit welchen Rechten Sie gerade angemeldet sind.
Kann ich ein eigenes Feld löschen? Ja. Damit verschwinden auch die erfassten Werte aller Datensätze — deshalb verlangt die Bestätigung, dass Sie den Namen des Feldes eintippen. Wenn Sie die Angaben behalten wollen, exportieren Sie die Daten vorher.
Der Schalter „Filterbar" fehlt bei meinem Feld. Er gibt es nur für Checkbox, Auswahl und Autocomplete. Bei einem älteren Feld dieser Typen kann er zusätzlich fehlen, wenn dessen technischer Name Umlaute oder Sonderzeichen enthält — solche Felder lassen sich nicht zuverlässig filtern. Legen Sie in dem Fall ein neues Feld an und übertragen Sie die Werte.
Warum kann ich den Typ nicht ändern? Weil bereits gespeicherte Werte sonst nicht mehr zum Feld passen würden — aus einem Datum lässt sich keine Checkbox machen. Neues Feld anlegen ist hier der saubere Weg.
Wie viele eigene Felder sind sinnvoll? So wenige wie möglich. Jedes Feld verlängert das Formular für alle. Bevor Sie eines anlegen, lohnt der Blick, ob nicht bereits ein passendes Standardfeld existiert.